Przychód podatkowy (czynsz najmu)

W tym modelu spółka działa w imieniu i na rzecz właściciela nieruchomości. Formalnie to właściciel pozostaje stroną umowy najmu z lokatorem, a spółka jedynie administruje najmem na podstawie pełnomocnictwa/umowy zarządzania. W efekcie czynsz najmu nie stanowi przychodu podatkowego spółki – beneficjentem czynszu jest wciąż właściciel lokalu. Spółka jedynie inkasuje czynsz na rachunek powierniczy i przekazuje go właścicielowi, zatrzymując dla siebie prowizję jako wynagrodzenie za usługę zarządzania. Zgodnie z interpretacją przepisów, osobą uprawnioną do uzyskania przychodu jest nadal wynajmujący (właściciel), nie zaś ustanowiony pełnomocnik czy zarządca poradnikprzedsiebiorcy.pl. Innymi słowy, czynsz od lokatora jest przysporzeniem majątkowym właściciela, więc to właściciel (a nie spółka-zarządca) rozpoznaje ten przychód do opodatkowania podatkiem dochodowym poradnikprzedsiebiorcy.pl. Tego nie można zmienić umownie – sądy podkreślają, że nie da się przenieść statusu podatnika na pełnomocnika w drodze umowy cywilnej poradnikprzedsiebiorcy.pl. Potwierdza to np. wyrok WSA w Olsztynie z 11.10.2018 (I SA/Ol 393/18), jak również indywidualne interpretacje – np. Dyrektor KIS w interpretacji z 1.02.2018 r. uznał, że podatniczka korzystająca z firmy zarządzającej nadal pozostaje podmiotem czerpiącym zyski z najmu (firma działała tylko dla wygody logistycznej) lexspace.pl. W praktyce oznacza to, że dla spółki przychodem jest wyłącznie prowizja za usługę zarządzania, podczas gdy kwota czynszu zasadniczego nie powiększa przychodów spółki (traktowana jest jako środki należne właścicielowi).

Opodatkowanie VAT usługi zarządzania najmem

Usługa zarządzania najmem (świadczona przez spółkę na rzecz właściciela) podlega co do zasady opodatkowaniu VAT jako odpłatne świadczenie usług. Standardowa stawka VAT wynosi 23%, o ile nie znajdzie zastosowania zwolnienie przewidziane dla tego rodzaju usług. W przypadku zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi na zlecenie właściciela prawo przewiduje szczególne zwolnienie z VAT. Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 20 grudnia 2013 r., zwolnione z VAT są usługi zarządzania nieruchomościami o charakterze mieszkalnym świadczone na zlecenie (z wyłączeniem usług wyceny) poradnikprzedsiebiorcy.pl. Zwolnienie to dotyczy usług klasyfikowanych statystycznie pod PKWiU ex 68.32.11.0 (zarządzanie nieruchomościami mieszkalnymi na zlecenie, obejmuje m.in. pobieranie czynszu w imieniu właściciela poradnikprzedsiebiorcy.pl

) oraz 68.32.12.0 (zarządzanie nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych). Warunkiem zwolnienia jest, aby usługa dotyczyła nieruchomości mieszkalnej i była wykonywana na zlecenie (w imieniu) właściciela taxshield.pl

. Jeśli te warunki są spełnione, zarządca może wystawić fakturę ze stawką „ZW” na swoją prowizję, powołując ww. paragraf rozporządzenia taxshield.pl poradnikprzedsiebiorcy.pl.

Należy jednak uważać na zakres usług – zwolnienie dotyczy typowych czynności administracyjnych związanych z najmem. Organy podatkowe wskazują, że dodatkowe usługi niezwiązane ściśle z administrowaniem (np. sprzątanie lokalu, drobne naprawy, usługi concierge) nie korzystają ze zwolnienia i powinny być opodatkowane odrębnie stawką 23% taxshield.pl taxshield.pl. Istotne jest więc właściwe ustrukturyzowanie umowy – aby jak najwięcej czynności mieściło się w jednej kompleksowej usłudze zarządzania objętej zwolnieniem, a ewentualne usługi dodatkowe fakturować osobno taxshield.pl. Początkowo fiskus prezentował wąskie podejście i próbował opodatkowywać oddzielnie nawet podstawowe czynności administracyjne, jednak sądy to skorygowały. Przykładowo w interpretacji KIS z 17.09.2024 r. uznano, że część czynności zarządcy nie podlega zwolnieniu, lecz WSA w Gliwicach wyrokiem z 10.04.2025 r. (I SA/Gl 1331/24) uchylił tę interpretację, stwierdzając iż kompleksowa usługa zarządzania mieszkaniami powinna być w całości zwolniona z VAT (o ile dotyczy lokali mieszkalnych) taxshield.pl taxshield.pl.

Podsumowując, usługa zarządzania najmem długoterminowym lokali mieszkalnych na zlecenie jest zwolniona z VAT na mocy rozporządzenia MF, pod warunkiem spełnienia powyższych kryteriów (charakter mieszkalny nieruchomości, działanie w imieniu właściciela itp.). W przeciwnym razie (gdyby np. zarządzanie dotyczyło lokali niemieszkalnych albo spółka nie działała jako pełnomocnik właściciela) – zwolnienie nie ma zastosowania i należałoby naliczać 23% VAT na świadczoną usługę.

Model 2: Spółka jako wynajmujący we własnym imieniu (działająca jak główny najemca)

Przychód podatkowy (czynsz najmu)

W drugim modelu spółka występuje jako strona umowy najmu wobec najemcy – tzn. sama podpisuje umowę z lokatorem jako wynajmujący. Najczęściej spółka najpierw zawiera umowę z właścicielem lokalu (np. umowę najmu/dzierżawy nieruchomości od właściciela lub inną formę udostępnienia lokalu spółce), a następnie podnajmuje lokal dalej lokatorom we własnym imieniu. W takiej konstrukcji to spółka formalnie oddaje lokal do używania i pobiera czynsz od najemcy – całość czynszu płaconego przez lokatora stanowi więc przychód spółki. Organy podatkowe nie mają wątpliwości, że jeśli spółka występuje jako wynajmujący, to kwota czynszu określona w umowie najmu jest jej przysporzeniem i przychodem podlegającym opodatkowaniu spolkowy.pl podatki.infor.pl. Przykładowo, w interpretacji KIS dotyczącej spółki wynajmującej lokal prezesowi podkreślono, że przychodem spółki jako wynajmującego będzie niewątpliwie czynsz opłacany przez najemcę spolkowy.pl. Podobnie, gdy najemca uiszcza jedną łączną opłatę obejmującą czynsz i media – całe to świadczenie stanowi przychód spółki z tytułu najmu, chyba że umowa wyodrębnia opłaty eksploatacyjne refakturowane na najemcę spolkowy.pl spolkowy.pl.

W praktyce spółka uzyskuje przychód z czynszu, a następnie przekazuje właścicielowi ustaloną kwotę – zależnie od ustaleń może to przybrać formę kosztu (czynszu) płaconego właścicielowi albo podziału zysku. Jeśli spółka zobowiązała się płacić właścicielowi określony czynsz (np. gwarantowany czynsz właścicielski) – traktuje go jako koszt uzyskania przychodu, zaś różnica między czynszem otrzymanym od lokatora a płaconym właścicielowi stanowi jej zysk (marżę). Jeżeli zaś właściciel jest wspólnikiem uczestniczącym w zysku spółki – spółka może po opodatkowaniu zysków wypłacić mu dywidendę lub udział w zysku. Niezależnie od wewnętrznych rozliczeń z właścicielem, cały czynsz od najemcy jest najpierw przychodem spółki (podlega wykazaniu w jej ewidencjach przychodów). Dopiero przekazanie części tych środków właścicielowi pojawia się po stronie kosztów spółki lub podziału zysku. Warto zauważyć, że w niektórych modelach spółka może dokonać tzw. refakturowania czynszu na właściciela – oznacza to wystawienie właścicielowi faktury na kwotę czynszu otrzymanego od lokatora (aby właściciel mógł rozpoznać u siebie przychód z najmu). Mimo takiej refaktury, podatkowo czynsz ten nadal przeszedł przez przychody spółki (został przez nią otrzymany od najemcy i następnie przekazany właścicielowi). Innymi słowy, spółka pełni tu rolę pośrednika o charakterze handlowym – kupuje prawo do dysponowania lokalem od właściciela i odsprzedaje je najemcy. W konsekwencji czynsz najemcy zasila przychody spółki, a dalej jest transferowany do właściciela (co pomniejsza zysk spółki).

Opodatkowanie VAT najmu lokalu mieszkalnego

Jeżeli spółka działa we własnym imieniu jako wynajmujący, to świadczy na rzecz lokatora usługę najmu. W przypadku lokali mieszkalnych przeznaczonych na cele mieszkaniowe, taka usługa korzysta ze zwolnienia z VAT na mocy art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. Przepis ten zwalnia od podatku usługi wynajmowania lub dzierżawienia nieruchomości o charakterze mieszkalnym (lub części takiej nieruchomości) na własny rachunek wyłącznie na cele mieszkaniowe taxshield.pl. Kluczowe jest spełnienie celu mieszkaniowego po stronie najemcy – ustawodawca wprost zaznaczył, że nie jest istotne, kto dokonuje wynajmu (osoba prywatna czy spółka), lecz na jakie cele lokal jest wynajmowany taxshield.pl. Jeśli więc najemca wykorzystuje lokal wyłącznie do celów mieszkaniowych (stałego zamieszkania), czynsz najmu jest zwolniony z VAT. Zwolnienie to obejmuje także sytuacje podnajmu – np. gdy spółka wynajmuje mieszkanie od kogoś, po czym podnajmuje je lokatorowi na cele mieszkaniowe, również spełnione są warunki zwolnienia taxshield.pl. W efekcie spółka może nie naliczać VAT najemcy – wynajem długoterminowy lokalu mieszkalnego dla lokatora w celach mieszkaniowych jest nieopodatkowany VAT (stawka „ZW”). Należy podkreślić, że zwolnienie to dotyczy wyłącznie najmu na cele mieszkaniowe. W sytuacji, gdyby lokal wynajmowany był na inne cele (np. na biuro, lokal usługowy) lub gdyby najemcą był podmiot gospodarczy wynajmujący lokal dla potrzeb swojej działalności, zwolnienie nie ma zastosowania taxshield.pl taxshield.pl. Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 8.10.2021 r. jednoznacznie stwierdził, że wynajem lokalu mieszkalnego na rzecz firmy nie korzysta ze zwolnienia z VAT, nawet jeśli ostatecznie służy zakwaterowaniu pracowników – ponieważ po stronie usługobiorcy (firmy) brak osobistych potrzeb mieszkaniowych taxshield.pl. Wyjątkiem są jedynie najmy na rzecz społecznych agencji najmu (SAN) – te zostały od 2021 r. wprost objęte zwolnieniem ustawowym taxshield.pl taxshield.pl. W standardowym modelu jednak, gdy spółka wynajmuje lokal mieszkalny bezpośrednio osobie fizycznej na jej cele mieszkaniowe, czynsz jest zwolniony z VAT taxshield.pl taxshield.pl.

Warto zauważyć konsekwencje takiego modelu dla rozliczeń VAT po stronie właściciela. Spółka działa jak niezależny operator najmu, co oznacza, że właściciel lokalu de facto świadczy odrębną usługę najmu na rzecz spółki (oddając jej lokal). Ta czynność między właścicielem a spółką podlega odrębnym zasadom VAT. Jeśli właściciel jest podatnikiem VAT i wynajmuje lokal spółce (czyli na rzecz podmiotu gospodarczego, nie na cele mieszkaniowe własne spółki), to nie przysługuje zwolnienie mieszkaniowe – taki najem jest traktowany jak komercyjny, opodatkowany 23% VAT taxshield.pl. Natomiast dalszy najem od spółki dla lokatora indywidualnego jest – jak opisano – zwolniony z VAT. W efekcie spółka nie nalicza VAT najemcy, lecz może mieć ograniczone prawo do odliczenia VAT z faktur otrzymanych od właściciela (jeśli tamten VAT naliczy). Gdy właściciel jest osobą prywatną nieprowadzącą działalności, to w ogóle nie występuje u niego VAT, a spółka płaci mu czynsz brutto bez podatku. Podsumowując: w modelu 2 spółka uzyskuje przychód podlegający opodatkowaniu CIT z tytułu czynszu najmu, a jednocześnie sam najem lokalu mieszkalnego na cele mieszkaniowe jest zwolniony z VAT. Spółka nie może korzystać ze zwolnienia właściwego dla usług zarządzania (gdyż w tym modelu nie świadczy usługi na zlecenie właściciela, lecz działa we własnym imieniu jako wynajmujący) taxshield.pl taxshield.pl. Jej rozliczenia VAT przebiegają więc tak jak u typowego wynajmującego: czynsz mieszkaniowy jest zwolniony z VAT na mocy art. 43 ust.1 pkt 36, natomiast ewentualne dodatkowe usługi (lub wynajem na cele inne niż mieszkalne) podlegałyby opodatkowaniu według właściwej stawki (23% lub 8% dla krótkoterminowego zakwaterowania). Wszystkie powyższe tezy potwierdzają interpretacje organów skarbowych i sądów – zarówno w zakresie podatku dochodowego (status przychodu po stronie właściwego podmiotu) jak i VAT (stosowanie zwolnień dla najmu i zarządzania) poradnikprzedsiebiorcy.pl taxshield.pl taxshield.pl.