Najem krótkoterminowy (usługi zakwaterowania)

Charakter usługi: Najem krótkoterminowy polega na udostępnianiu lokalu mieszkalnego na krótki okres (zwykle liczony w dniach lub tygodniach) osobom, które traktują go jako tymczasowe miejsce pobytu – podobnie jak w przypadku hotelu Zazwyczaj towarzyszy mu duża rotacja najemców oraz dodatkowe świadczenia (np. czas trwania liczony w dobach, zakres usług dodatkowych takich jak sprzątanie, wymiana pościeli czy podstawowe wyposażenie, oraz częsta zmiana najemców). Takie usługi mieszczą się w grupowaniu PKWiU 55 (usługi związane z zakwaterowaniem).

Opodatkowanie: Najem krótkoterminowy nie korzysta ze zwolnienia z VAT przewidzianego dla wynajmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe. Zgodnie z ustawą o VAT, zwolnienie dla najmu mieszkaniowego nie ma zastosowania do usług wymienionych w poz. 47 załącznika nr 3 ustawy, czyli właśnie do usług zakwaterowania (PKWiU 55). W rezultacie najem krótkoterminowy podlega opodatkowaniu VAT według stawki 8%, ponieważ usługi związane z zakwaterowaniem zostały wymienione w załączniku nr 3 ustawy (poz. 47) jako objęte obniżoną stawką VAT. Potwierdzają to interpretacje organów skarbowych – np. Dyrektor KIS uznał, że wynajem lokalu mieszkalnego firmie prowadzącej krótkotrwały wynajem apartamentów powinien być opodatkowany stawką 8%, o ile umowa najmu jasno wskazuje na cel zakwaterowania krótkoterminowego.

Warunki szczególne i forma prawna: W przypadku najmu krótkoterminowego decydujący jest charakter usługi (zakwaterowanie tymczasowe), a nie osoba wynajmującego. Nie ma znaczenia, czy wynajmującym jest osoba fizyczna czy firma – jeśli świadczy ona usługę krótkotrwałego zakwaterowania (np. poprzez platformy typu Airbnb, booking itp.), usługa ta będzie traktowana jako działalność gospodarcza w zakresie najmu i opodatkowana właściwą stawką VAT. Jedynie podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego (np. ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów 200 tys. zł) mogą nie naliczać VAT, ale jest to zwolnienie niezależne od rodzaju usługi. Co istotne, sam fakt, że lokal jest lokalem mieszkalnym, nie wystarcza do zwolnienia – liczy się cel najmu. Jeśli lokal wynajmowany jest w celach turystycznych lub biznesowych na krótki okres, traktuje się to jako usługę zakwaterowania (hotelową), objętą VAT 8%, a nie zwolnieniem mieszkaniowym. Podsumowując, najem krótkoterminowy nie jest zwolniony z VAT, bez względu na formę prawną wynajmującego, ponieważ z definicji nie spełnia warunku wynajmu „wyłącznie na cele mieszkaniowe” długoterminowe.

Najem długoterminowy na cele mieszkaniowe

Charakter usługi: Najem długoterminowy to wynajem nieruchomości mieszkalnej na własny rachunek, z przeznaczeniem wyłącznie na cele mieszkaniowe najemcy. Chodzi tu o typowe wynajęcie lokalu (mieszkania, domu lub części nieruchomości mieszkalnej) na dłuższy okres, gdzie najemca zaspokaja swoje potrzeby mieszkaniowe. Taki wynajem zwykle nie obejmuje usług typowych dla zakwaterowania krótkotrwałego – wynajmujący oddaje lokal do dyspozycji najemcy, a ten sam dba o jego utrzymanie (brak codziennego sprzątania, recepcji, itp.).

Zwolnienie z VAT: Ustawa o VAT przewiduje zwolnienie przedmiotowe dla tego typu usługi. Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy, zwolnione z podatku VAT są usługi w zakresie wynajmowania lub dzierżawienia nieruchomości o charakterze mieszkalnym (lub jej części), na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe. Innymi słowy, jeżeli wynajmowany lokal ma charakter mieszkalny i służy zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych najemcy, to wynajmujący nie musi naliczać VAT od czynszu. Ustawodawca wprost podkreśla, że nie jest istotne kto dokonuje wynajmu, lecz na jakie cele – liczy się cel mieszkaniowy po stronie najemcy. Zwolnienie obejmuje również podnajem – jeśli podatnik sam wynajmuje mieszkanie, a następnie podnajmuje je dalej wyłącznie na cele mieszkaniowe, to także spełnione są warunki zwolnienia (wynajem „na własny rachunek” obejmuje również sytuacje podnajmu na cele mieszkaniowe). Dodatkowo, od 2021 r. przepis ten rozszerzono o wynajem na rzecz społecznych agencji najmu – najem lokalu mieszkalnego na rzecz takiej agencji również korzysta ze zwolnienia, co ma wspierać programy wynajmu społecznego.

Ograniczenia zwolnienia: Zwolnienie ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy lokal jest faktycznie przeznaczony na cele mieszkalne po stronie odbiorcy usługi. W praktyce oznacza to, że najemcą i bezpośrednim użytkownikiem lokalu powinna być osoba, która w nim zamieszkuje (zaspokaja własne potrzeby mieszkaniowe). Jeśli któryś z warunków nie jest spełniony – np. nieruchomość nie ma charakteru mieszkalnego (wynajem lokalu użytkowego/biurowego) albo cel najmu nie jest mieszkaniowy – zwolnienie nie przysługuje i należy zastosować opodatkowanie (stawka 23% dla lokali użytkowych) lub ewentualnie 8% dla usług zakwaterowania, jeżeli umowa i okoliczności wskazują na krótkotrwałe zakwaterowanie zamiast stałego zamieszkiwania.

Najem na rzecz firm (pracowników) – interpretacje KIS: Szczególnym przypadkiem jest wynajem lokali mieszkalnych na rzecz podmiotów gospodarczych (firm). Często spotykane jest np. wynajęcie mieszkania przez firmę w celu zakwaterowania pracownika (relokacja, delegacja) albo przez firmę pośredniczącą w podnajmie mieszkań. W takim przypadku formalnym najemcą jest przedsiębiorca, a nie osoba fizyczna mieszkająca. Aktualne stanowisko organów podatkowych wyklucza zwolnienie z VAT dla najmu na rzecz firm (z wyjątkiem społecznych agencji najmu), nawet jeśli ostatecznie lokal służy celom mieszkaniowym. Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 8 października 2021 r. (sygn. PT1.8101.1.2021) jednoznacznie stwierdził, że wynajem nieruchomości mieszkalnej na rzecz przedsiębiorcy nie korzysta ze zwolnienia – mimo że celem takiego najmu może być zapewnienie lokalu mieszkalnego pracownikowi. Kluczowy warunek zwolnienia nie jest tu spełniony, ponieważ po stronie nabywcy usługi (firmy) nie występuje własna potrzeba mieszkaniowa, lecz działanie w ramach działalności gospodarczej. To stanowisko podparte orzecznictwem sądów administracyjnych stało się dominujące w praktyce organów skarbowych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 24 kwietnia 2023 r. Dyrektor KIS uznał, że świadczenie usług najmu lokali mieszkalnych na rzecz innych firm (niebędących społeczną agencją najmu) nie może korzystać ze zwolnienia z VAT, niezależnie od dalszego przeznaczenia lokali, ponieważ nie jest spełniony kluczowy warunek celu mieszkaniowego po stronie usługobiorcy. Innymi słowy, jeśli wynajmujemy mieszkanie firmie (np. agencji pośredniczącej lub pracodawcy), to trzeba naliczać VAT – albo 23% gdy najem ma charakter komercyjny, albo 8% jeśli z okoliczności wynika, że to faktycznie usługa zakwaterowania (np. gdy firma wynajmuje mieszkania krótkoterminowo turystom).

Forma prawna wynajmującego: Zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT przysługuje niezależnie od formy prawnej wynajmującego. Mogą z niego korzystać zarówno osoby fizyczne wynajmujące prywatne mieszkania, jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki czy wspólnoty mieszkaniowe – ważne jest spełnienie warunków dotyczących charakteru nieruchomości i celu najmu. Przykładowo, spółka będąca właścicielem budynku mieszkalnego może wynajmować go lokatorom na cele mieszkaniowe bez VAT (stosując zwolnienie), podobnie jak prywatny właściciel mieszkania wynajmujący je najemcy na długi okres. W każdym przypadku jednak wynajem stanowi działalność gospodarczą w rozumieniu VAT (jest to odpłatne wykorzystywanie nieruchomości w sposób ciągły), więc wynajmujący jest podatnikiem VAT – nawet jeśli jest osobą prywatną. Taka osoba może jednak nie płacić VAT korzystając ze zwolnienia przedmiotowego (art. 43 ust. 1 pkt 36) omówionego powyżej. (Uwaga: Niezależnie od zwolnienia przedmiotowego, drobni wynajmujący mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego ze względu na niskie obroty – jeśli ich roczny obrót ze sprzedaży nie przekracza 200 000 zł. W praktyce oznacza to, że wielu prywatnych wynajmujących nie rozlicza VAT ani go nie dolicza do czynszu. Jednak po przekroczeniu tego limitu lub przy rezygnacji ze zwolnienia podmiotowego, zastosowanie mają opisane wyżej zasady zwolnień przedmiotowych dla najmu mieszkaniowego.)

Zarządzanie najmem mieszkań na cele mieszkaniowe (usługi zarządzania nieruchomościami)

Charakter usługi: Zarządzanie najmem to usługa polegająca na administrowaniu cudzymi nieruchomościami mieszkalnymi i obsłudze procesu najmu w imieniu właściciela. Wyspecjalizowane firmy lub osoby (działające zwykle jako przedsiębiorcy) oferują pakiet czynności, np. pozyskiwanie i weryfikację najemców, zawieranie umów najmu, pobieranie czynszu, nadzór nad utrzymaniem lokalu, bieżący kontakt z najemcami, rozliczenia mediów, itp. Usługodawca działa na zlecenie właściciela nieruchomości, aby odciążyć go z obowiązków związanych z wynajmowaniem. Tego rodzaju usługi stają się coraz popularniejsze na rynku najmu.

Zwolnienie z VAT dla usług zarządzania – zakres i warunki: Polskie przepisy przewidują odrębne zwolnienie z VAT dla niektórych usług zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi. Na mocy § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. (w sprawie zwolnień od VAT), zwalnia się od podatku usługi zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi świadczone na zlecenie, z wyłączeniem usług wyceny tych nieruchomości. Warunkiem zwolnienia jest więc przede wszystkim, aby: (1) usługa dotyczyła nieruchomości o charakterze mieszkalnym, oraz (2) była to usługa zarządzania świadczona na zlecenie (w imieniu właściciela). Zakresem tego zwolnienia objęte są usługi mieszczące się w odpowiednich grupowaniach PKWiU, m.in. PKWiU ex 68.32.11.0 („Usługi zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi świadczone na zlecenie…”) oraz 68.32.12.0 (usługi zarządzania nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych). Jeżeli zatem firma zarządza mieszkaniami lub budynkami mieszkalnymi na zlecenie właścicieli, jej usługa co do zasady może korzystać ze zwolnienia z VAT.

Wyłączenia i ograniczenia: Należy podkreślić, że zwolnienie to nie obejmuje pewnych czynności dodatkowych często towarzyszących zarządzaniu. Wspomniane rozporządzenie wprost wyłącza ze zwolnienia usługi wyceny nieruchomości mieszkalnych. Ponadto organy podatkowe wskazują, że czynności takie jak sprzątanie, konserwacja, drobne naprawy techniczne itp., jeżeli świadczone są w ramach umowy, mogą być traktowane jako odrębne usługi nieobjęte zwolnieniem. Oznacza to, że gdy firma zarządzająca oprócz czysto administracyjnych czynności zajmuje się np. odpłatnym sprzątaniem lokali, remontami czy oferuje usługi poza typowym zarządzaniem, to w części dotyczącej tych dodatkowych świadczeń musi naliczać VAT według stawki 23% (o ile nie podlegają innym preferencjom). W praktyce bardzo ważne jest więc prawidłowe zdefiniowanie zakresu usługi zarządzania w umowie – aby jak najpełniej mieściła się ona w ramach zwolnienia – oraz ewentualne odrębne fakturowanie usług, które nie mieszczą się w zwolnionej kategorii.

Stanowisko organów podatkowych i sądów – interpretacje: Krajowa Informacja Skarbowa początkowo prezentowała dość wąskie podejście do tego zwolnienia. W niektórych interpretacjach indywidualnych uznawano, że nawet podstawowe czynności administracyjne mogą stanowić odrębne, opodatkowane usługi, jeśli nie są ściśle związane z zarządzaniem sensu stricto. Przykładowo, w interpretacji z 17 września 2024 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.327.2024.2.KO) Dyrektor KIS stwierdził, że w przedstawionym stanie faktycznym podstawowe czynności administracyjne w ramach zarządzania mieszkaniami nie podlegają zwolnieniu, gdyż stanowią odrębne świadczenia opodatkowane na zasadach ogólnych. Jednak to podejście zostało zakwestionowane przez sądy administracyjne. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach wyrokiem z 10 kwietnia 2025 r. (sygn. I SA/Gl 1331/24) uchylił tę interpretację, wskazując, że całościowe usługi zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, o ile stanowią kompleksowe świadczenie dotyczące nieruchomości mieszkalnej. Sąd uznał, że jeśli w ramach umowy zarządca wykonuje standardowe czynności administracyjne jako część jednego kompleksowego świadczenia zarządzania nieruchomością mieszkalną, to nie ma podstaw do sztucznego wydzielania ich jako odrębnie opodatkowanych – w całości usługa taka mieści się w zwolnieniu. Z rozbieżności tych wynika, że organy i sądy różnie interpretowały granice zwolnienia. Dlatego obecnie przedsiębiorcy powinni zachować ostrożność – istotne jest spełnienie kryteriów klasyfikacyjnych (PKWiU) i właściwe udokumentowanie zakresu usług. W razie wątpliwości zaleca się wystąpienie o własną interpretację indywidualną, aby potwierdzić prawo do zwolnienia w konkretnym modelu biznesowym.

Model współpracy z właścicielem – wpływ na VAT: Ważnym czynnikiem decydującym o możliwości zastosowania zwolnienia jest to, w czyim imieniu działa firma zarządzająca. Jeśli przedsiębiorstwo zarządzające działa w imieniu i na rzecz właściciela (tj. formalnie to właściciel jest stroną umów najmu z lokatorami, a firma tylko pośredniczy i administruje), wtedy możemy mówić o usłudze zarządzania na zlecenie właściciela – i ta usługa przy spełnieniu powyższych warunków korzysta ze zwolnienia. Jeżeli jednak firma działa we własnym imieniu – np. podpisuje z właścicielem umowę najmu, a następnie sama podnajmuje lokal lokatorom jako rzekomo „wynajmujący” – to staje się faktycznie stroną wynajmu. W takim modelu firma nie jest już tylko zarządcą na zlecenie, lecz de facto prowadzi własny wynajem (podnajem). Nie można wtedy powołać się na zwolnienie dla usług zarządzania. W praktyce oznacza to, że firma działa jak każdy inny wynajmujący: wynajmuje lokal od właściciela (ta czynność podlega VAT według zasad najmu – często 23% lub zwolnienie, ale uwaga: właściciel wynajmuje firmie, czyli na rzecz podmiotu gospodarczego, więc jego najem nie jest zwolniony na mocy art. 43 ust. 1 pkt 36) i następnie oddaje go w najem lokatorowi (ta czynność może być zwolniona, jeśli lokator mieszka w nim na cele mieszkaniowe, jako że firma staje się wynajmującym korzystającym z art. 43 ust. 1 pkt 36 w tym etapie). Jednak wynagrodzenie firmy w takim modelu to różnica czynszu lub marża – trudno je traktować jako „prowizję za usługę zarządzania”, bo formalnie nie świadczy usługi na rzecz właściciela, tylko działa we własnym imieniu. Tak więc firma musi zdecydować się na jeden model: albo działa jako pełnomocnik/administrator właściciela (wtedy jej usługa może być zwolniona z VAT na mocy rozporządzenia), albo jako niezależny operator najmu (wtedy nie korzysta ze zwolnienia dla zarządzania, a jej dochód pochodzi z opodatkowanego najmu lub marży). Ten wybór powinien być jasno odzwierciedlony w umowach i dokumentacji, aby uniknąć sporów z fiskusem.

Forma prawna usługodawcy: Zwolnienie dla usług zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi dotyczy każdego podmiotu świadczącego taką usługę – przepisy nie różnicują tu osób fizycznych i spółek. W praktyce jednak zarządzanie najmem jest domeną wyspecjalizowanych firm (spółek lub działalności gospodarczych osób fizycznych). Jeśli osoba fizyczna prywatnie „pomaga” znajomemu wynajmować mieszkanie bez działalności gospodarczej, to zwykle nie występuje to jako odpłatna usługa – a więc nie ma w ogóle tematu VAT. Natomiast jeśli tylko ktoś świadczy profesjonalnie usługę zarządzania za wynagrodzeniem, staje się podatnikiem VAT (chyba że korzysta ze zwolnienia podmiotowego do 200 tys. zł obrotu). Forma prawna (JDG vs. spółka) nie wpływa na samą możliwość zwolnienia – liczy się klasyfikacja usługi i spełnienie warunków (lokal mieszkalny, działanie na zlecenie, itp.). Wszyscy usługodawcy powinni jednak uważać na zakres świadczonych czynności, by nie wykraczać poza ramy usługi zwolnionej. W razie wykonywania czynności dodatkowych (np. sprzątania, napraw) powinni rozważyć rozdzielenie ich od głównej usługi zarządzania i opodatkowanie oddzielnie, albo skorzystanie z podwykonawców – tak, aby zasadnicza usługa zarządzania mieszkaniem mogła nadal korzystać ze zwolnienia z VAT na podstawie obowiązujących przepisów.

Podsumowanie

Najem krótkoterminowy, traktowany jako usługa zakwaterowania podobna do hotelowej, nie jest zwolniony z VAT. Tego typu wynajem objęty jest obniżoną stawką 8% VAT (PKWiU 55) i dotyczy sytuacji, gdy lokal jest udostępniany na krótkie okresy, a najemca korzysta z niego w sposób tymczasowy. Zwolnienia przewidziane dla celów mieszkaniowych tu nie obowiązują, bez względu na to, czy wynajmujący jest osobą fizyczną czy firmą – liczy się charakter usługi (tymczasowe zakwaterowanie, a nie zaspokajanie stałych potrzeb mieszkaniowych).

Najem długoterminowy na cele mieszkaniowe (wynajem lokalu mieszkalnego jako stałego miejsca zamieszkania) korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy, pod warunkiem że lokal ma charakter mieszkalny i jest wynajmowany wyłącznie w celach mieszkaniowych. Zwolnienie to przysługuje niezależnie od statusu wynajmującego (osoba prywatna czy przedsiębiorca), ale nie dotyczy wynajmu na rzecz podmiotów gospodarczych (poza społeczno-mieszkaniowymi agencjami najmu) – w takich przypadkach organ podatkowy wymaga opodatkowania czynszu (23% lub 8% w zależności od charakteru dalszego użytkowania). Kluczowe jest zatem ustalenie, czy najemca użytkuje lokal na własne cele mieszkaniowe. Jeśli tak – czynsz jest zwolniony z VAT; jeśli nie (bo najemcą jest firma lub lokal służy działalności) – zwolnienia nie ma.

Usługa zarządzania najmem mieszkań stanowi odrębny rodzaj świadczenia – tutaj podatnikiem jest podmiot pośredniczący/zarządca, a nie właściciel jako wynajmujący. Zarządzanie nieruchomościami mieszkalnymi na zlecenie również może korzystać ze zwolnienia z VAT, ale na innej podstawie prawnej – wynikającej z rozporządzenia MF. Zwolniona jest usługa administrowania mieszkaniami w imieniu właściciela, o ile dotyczy nieruchomości mieszkalnych i nie wykracza poza ramy zwykłego zarządzania (wyłączone są np. usługi sprzątania, napraw, wyceny itp., które trzeba opodatkować oddzielnie). Ważne jest prawidłowe ustrukturyzowanie takiej współpracy – jeśli zarządca działa jako pełnomocnik właściciela (tj. formalnie nie wynajmuje we własnym imieniu), wówczas jego wynagrodzenie za zarządzanie może być fakturowane bez VAT. Natomiast gdy firma bierze lokal w najem i sama go podnajmuje, staje się właściwym wynajmującym – wtedy nie może korzystać ze zwolnienia dla „usługi zarządzania”, bo świadczy de facto usługę najmu (którą rozlicza jak każdy inny wynajmujący według opisanych wyżej zasad). Podsumowując, forma prawna świadczeniodawcy (osoba fizyczna czy spółka) nie zmienia warunków zwolnienia – liczy się charakter świadczonej usługi. Każdy podmiot musi więc ocenić, czy dana usługa spełnia kryteria zwolnienia (przedmiotowego) i w razie potrzeby odpowiednio wyodrębnić czynności opodatkowane. Aktualne interpretacje indywidualne i ogólne (oraz orzecznictwo) skarbowe wspierają takie podejście: precyzyjne rozróżnienie usług mieszkaniowych zwolnionych (długoterminowy najem na cele mieszkaniowe, zarządzanie nieruchomościami mieszkalnymi na zlecenie właściciela) od usług opodatkowanych (najem krótkoterminowy, wynajem na rzecz firm, czynności dodatkowe poza zakresem zarządzania). Trzymając się tych zasad i warunków, podatnik może prawidłowo zastosować zwolnienie z VAT tam, gdzie przewidują to przepisy, i uniknąć sporów z organami podatkowymi.

Źródła:

• blog-tpa.pl