Wymóg ustanowienia specjalnego przedstawiciela spółki

Podstawa prawna: art. 210 Kodeksu spółek handlowych (KSH). Oficjalne źródło aktu: ISAP — Internetowy System Aktów Prawnych.

1. Zasada i wyjątek — art. 210 §1 KSH

Art. 210 §1 KSH stanowi, że „w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników”.

Oznacza to, że zarząd nie może reprezentować spółki w umowie z członkiem zarządu — nawet jeżeli zarząd jest wieloosobowy. W takiej sytuacji reprezentacja może być wykonywana wyłącznie przez radę nadzorczą lub przez pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników.

Informacje o ustawach i procedurach spółek dostępne są także na portalu gov.pl.

2. Brak rady nadzorczej — konieczność powołania pełnomocnika

Jeżeli spółka nie posiada rady nadzorczej, konieczne jest powołanie pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników. Art. 210 §1 KSH ma charakter bezwzględnie obowiązujący i nie może zostać wyłączony ani zmodyfikowany w umowie spółki.

Niedochowanie wymogów reprezentacji skutkuje bezwzględną nieważnością umowy (art. 58 §1 k.c.). Ustanowienie prokurenta również nie jest wystarczające — prokurent nie ma umocowania do reprezentowania spółki w umowie z członkiem zarządu na podstawie art. 210 KSH.

3. Czy inny członek zarządu może zostać pełnomocnikiem?

Przepis nie ogranicza katalogu osób, które mogą być pełnomocnikami. Kompetencja wyboru należy do zgromadzenia wspólników i przepisy nie zakazują, aby pełnomocnikiem został inny członek zarządu.

Najnowsze orzecznictwo Sądu Najwyższego potwierdza taką możliwość. Informacje o orzeczeniach można znaleźć na oficjalnej stronie: Sąd Najwyższy.

Członek zarządu działający jako pełnomocnik funkcjonuje w innej roli — nie jako organ, lecz jako pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Ma obowiązek działać w interesie spółki.

Mimo dopuszczalności prawnej zaleca się rozwagę — sytuacja taka może rodzić ryzyko konfliktu interesów, dlatego w wielu przypadkach bezpieczniej jest powołać osobę spoza zarządu.

4. Stanowiska doktryny i orzecznictwa

Przez wiele lat dominowało stanowisko restrykcyjne, zgodnie z którym pełnomocnikiem nie powinien być członek zarządu, ponieważ nie usuwa to ryzyka konfliktu interesów.

Przykłady orzeczeń o charakterze restrykcyjnym:

• Sąd Apelacyjny w Poznaniu — wyrok z 29.03.2018 r. (I AGa 51/18).
• Sąd Najwyższy — postanowienie z 5.10.2011 r. (II UZP 9/11).

Równolegle rozwijało się stanowisko liberalne, wskazujące na brak literalnego zakazu w art. 210 §1 KSH. Pogląd ten został potwierdzony w kilku orzeczeniach Sądu Najwyższego, m.in.:

• SN — postanowienie z 7.04.2010 r. (II UZP 5/10)
• SN — postanowienie z 7.04.2020 r. (II CSK 501/19)
• SN — wyrok z 22.02.2023 r. (II CSKP 785/22)

Aktualnie przeważa pogląd, że możliwe jest ustanowienie członka zarządu pełnomocnikiem, przy zachowaniu szczególnej staranności w celu uniknięcia konfliktu interesów.

5. Wyjątki i szczególne sytuacje

Art. 210 §2 KSH dotyczy spółki jednoosobowej, w której jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu. W takiej sytuacji nie stosuje się ani rady nadzorczej, ani pełnomocnika — umowa musi być zawarta w formie aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia sąd rejestrowy.

W przypadku spółek działających w systemie S24 stosuje się odpowiednie wzorce elektroniczne. Informacje o systemach online dostępne są na: gov.pl.

6. Wnioski praktyczne

• Art. 210 §1 KSH wymaga szczególnej reprezentacji — przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników.
• Brak właściwej reprezentacji powoduje nieważność umowy.
• Nowsze orzecznictwo dopuszcza powołanie innego członka zarządu jako pełnomocnika.
• Dla bezpieczeństwa obrotu często zaleca się wybór osoby spoza zarządu.
• W spółce jednoosobowej umowa wymaga formy aktu notarialnego.

7. Przydatne linki (oficjalne źródła)

• ISAP — Internetowy System Aktów Prawnych
• Portal gov.pl
• Sąd Najwyższy