Dokumentowanie zakupu używanych towarów – KIS, WSA, NSA

Przedsiębiorca prowadzący handel używanymi rzeczami może zaliczyć ich zakup do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem prawidłowego udokumentowania transakcji. Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) wielokrotnie potwierdził, że brak faktury nie przekreśla możliwości zaliczenia wydatku do kosztów, o ile istnieją inne wiarygodne dowody zakupu. Interpretacja KIS z 11 października 2024 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM) wyjaśnia, że dla wydatków na towary z zagranicznych platform (np. chińskich) wystarczające są posiadane dokumenty – nawet jeśli nie jest to faktura – pod warunkiem że zawierają one wszystkie elementy dowodu księgowego. Link do interpretacji KIS. Chodzi o wiarygodne określenie stron (nazw i adresów), datę transakcji oraz opis i wartość nabywanego towaru. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien zebrać jak najwięcej dokumentów potwierdzających zakup: paragon lub potwierdzenie transakcji oraz dowód zapłaty (np. wyciąg bankowy czy potwierdzenie przelewu). KIS zaznaczył, że w takim wypadku podstawą zapisów w KPiR mogą być posiadane dokumenty – np. paragon wraz z e-mailowym potwierdzeniem zamówienia i płatności – o ile spełniają wspomniane wymogi dowodu księgowego. Ponadto KIS otwarcie stwierdził, że sam paragon (nawet nieimienny) – pod warunkiem czytelnej treści – może zostać uznany za dowód poniesienia kosztu. Zakup używanego towaru handlowego, jeśli tylko dokumentacja jest kompletna, niewątpliwie wiąże się z przychodami i nie znajduje się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów, dlatego – zgodnie z KIS – stanowi koszt uzyskania przychodów.

Orzecznictwo WSA i NSA

Zgodnie z orzeczeniami sądów administracyjnych, kluczowe znaczenie ma udowodnienie rzeczywistego poniesienia wydatku i związku transakcji z przychodami. W praktyce sądy (oraz organy podatkowe) oczekują, że nawet przy braku faktury podatnik przedstawi inne dowody potwierdzające zakup. Przykładowo, interpretacja Izby Skarbowej z 24 maja 2013 r. (Poznań, ILPB1/415-255/13-4/AG) uznała, że skutecznym dowodem księgowym jest umowa kupna-sprzedaży podpisana przez obie strony, zaś sytuacja, gdy sprzedawca nie zwróci podpisanego egzemplarza lub zwróci umowę bez swojego podpisu, oznacza, że „wadliwy” dowód (umowa podpisana tylko przez nabywcę) nie uprawnia do zaliczenia wydatku do kosztów. Podobnie w innych przypadkach sądy podkreślają, że przy zakupie od osób fizycznych należy gromadzić jak najwięcej potwierdzeń (np. potwierdzenie przelewu, notatkę służbową, ewentualne oświadczenie sprzedawcy), aby wykazać dokonanie transakcji. Brak fizycznego wydruku dokumentu (np. paragony ze sprzedaży internetowej) nie oznacza od razu niemożności uznania kosztu – można posłużyć się alternatywnymi dowodami, ale ciężar dowodu spoczywa na podatniku.

Jeżeli więc podatnik nie będzie w stanie pokazać wiarygodnego zapisu zakupu, WSA/NSA mogą zakwestionować zaliczenie wydatku do kosztów.

Formy dokumentowania transakcji

W praktyce przy zakupach używanych towarów na targu (gdzie umowa pisemna nie jest wydawana przez sprzedawcę) akceptowane są różne formy dowodów, o ile zawierają wymagane dane. Do najczęściej stosowanych należą:

• Paragon fiskalny lub rachunek – dokument potwierdzający sprzedaż, zawierający datę, nazwę (przedmiot) i kwotę. Nawet jeśli paragon nie zawiera NIP nabywcy, może być podstawą księgowania. Przy większych zakupach warto poprosić sprzedawcę o wystawienie rachunku lub umowy.
• Potwierdzenie przelewu / wyciąg bankowy – dowód zapłaty, najlepiej z opisem przedmiotu zakupu (sprzedający w tytule przelewu lub nabywca może dopisać, czego dotyczy). Sam przelew bez adnotacji nie wystarczy.
• Umowa kupna-sprzedaży – sporządzona własnoręcznie przez nabywcę (lub dostępny wzór) z czytelną treścią: dane stron (sprzedawcy – imię, nazwisko, adres), data, przedmiot (opis, ilość), cena, wartość oraz podpisy. Umowa podpisana przez obie strony traktowana jest jak dowód księgowy i pozwala wprowadzić zakup do KPiR. Jeśli sprzedawca nie złoży podpisu – dowód jest wadliwy i nie można zaliczyć kosztu.
• Dowód wewnętrzny – w świetle rozporządzenia o PKPiR może być wystawiony jedynie w ściśle określonych przypadkach (np. zakup surowców roślinnych, odpadów wtórnych). Zwykłe towary używane nie kwalifikują się do takiego ujęcia, więc dowód wewnętrzny nie może być stosowany jako jedyny dowód zakupu.
• Inne dowody i notatki – w praktyce zaleca się sporządzanie wewnętrznej notatki służbowej lub sporządzenie własnego zestawienia zakupów, opisanie okoliczności transakcji czy uzyskanie oświadczenia sprzedawcy z podaniem ceny i opisu towaru. Takie dokumenty nie są „oficjalnymi” dowodami księgowymi, ale mogą pomóc w uzasadnieniu poniesionego kosztu w razie kontroli. Ważne, aby wszystkie dokumenty zawierały elementy wymienione w § 12 ust. 3 rozporządzenia PKPiR (nazwy stron, datę, opis operacji, wartości, podpisy).

Ryzyka i skutki dla CIT i VAT

Ryzyko braków dokumentacyjnych: Jeżeli zakup nie będzie prawidłowo udokumentowany, urząd skarbowy może odmówić uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów. Oznacza to konieczność ponownego rozliczenia podstawy opodatkowania CIT (wyższy dochód do opodatkowania) oraz ewentualne odsetki od niedopłaty. KIS wskazuje, że w razie braku formalnego dowodu podatnik musi przedstawić jak najwięcej alternatywnych dowodów potwierdzających transakcję (korrespondencję, potwierdzenia płatności itp.). Artykuł BDO.

Skutki dla CIT: Z prawnego punktu widzenia wydatki na używane towary handlowe są co do zasady kosztami (nie znajdują się w wyłączeniach z kosztów). Jednak organy podatkowe podnoszą związek przychód-wydatek. Odrzucenie kosztu spowoduje np. wzrost podstawy CIT oraz mogą wystąpić sankcje (odsetki, kara).

Skutki dla VAT: Zakup od osób prywatnych bez faktury zasadniczo nie rodzi prawa do odliczenia VAT (brak faktury = brak VAT naliczonego). W praktyce oznacza to, że nabywca „wykupuje” towar z jego ceną brutto jako koszt netto. Przy dalszej odsprzedaży używanych towarów firma musi rozliczyć VAT – zwykle na zasadach ogólnych (VAT naliczany od marży tylko wtedy, gdy spełnione są warunki procedury marży VAT). Warto pamiętać, że transakcje zakupu używanych rzeczy mogą podlegać PCC (podatek od czynności cywilnoprawnych) – zazwyczaj 2% od wartości towaru (art. 1 pkt 6 ustawy o PCC). Kupując rzeczy od osób fizycznych, przedsiębiorca musi się z tego rozliczyć (w terminie 14 dni złożyć formularz PCC-3 i zapłacić podatek).

Podsumowanie

Spółka może zaliczyć wydatki na używane towary do kosztów podatkowych, jeśli dostarczy wiarygodne dowody zakupu. Najbezpieczniejsze jest pozyskanie dokumentu imiennego (rachunek/umowa) z podpisem sprzedawcy. W praktyce należy gromadzić paragony, potwierdzenia przelewów, ewentualnie sporządzać własne umowy czy notatki i przechowywać je z ewidencją zakupów. Ryzyko związane z brakiem dokumentów objawia się odrzuceniem kosztu przez fiskusa (co oznacza wyższą podstawę CIT) oraz brakiem możliwości odliczenia VAT – warto więc dbać o rzetelne dokumentowanie nawet niewielkich transakcji.

Źródła: Interpretacja KIS z 11 10 2024 r., Artykuł BDO – „Koszty zakupu na TEMU można zaliczyć do kosztów”, Artykuł Rachunkowość.com.pl.