Zarząd jako organ niezbędny do reprezentacji spółki z o.o.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wyłącznie zarząd jest uprawniony do reprezentowania spółki na zewnątrz i prowadzenia jej spraw. Kodeks spółek handlowych (KSH) wymaga, aby sp. z o.o. zawsze miała powołany zarząd – jest to organ obligatoryjny. Zarząd podpisuje umowy, zaciąga zobowiązania i występuje w imieniu spółki przed sądami oraz urzędami. Żaden inny organ nie ma takich uprawnień – nawet wspólnik posiadający 100% udziałów nie może samodzielnie działać w imieniu spółki. Wszelkie czynności reprezentacyjne (np. podpisanie wniosku do KRS) muszą być dokonane przez zarząd zgodnie z zasadami ujawnionymi w KRS, ewentualnie przez prokurenta lub profesjonalnego pełnomocnika procesowego (adwokata/radcę prawnego) działającego na podstawie ważnego pełnomocnictwa.

Skutki braku zarządu – paraliż w składaniu wniosków do KRS

Jeżeli spółka traci zarząd (np. wskutek rezygnacji, śmierci lub odwołania wszystkich członków), ustają kompetencje organu i spółka nie ma kto ją reprezentować. Nawet niepełny zarząd (tzw. zarząd kadłubowy) może nie mieć uprawnień, jeśli umowa spółki wymaga np. dwóch członków. W konsekwencji spółka pozbawiona zarządu nie może składać wniosków do KRS ani dokonywać czynności wymagających reprezentacji. Sądy podkreślają, że brak organu reprezentacji powoduje nieważność postępowań sądowych i rejestrowych.

Istniejący prokurent może czasowo łagodzić paraliż – prokura nie wygasa wraz z ustąpieniem zarządu, co umożliwia wykonywanie większości czynności, jakie wykonuje zarząd, w tym reprezentowanie spółki przed sądem rejestrowym. Jednak prokurenta może ustanowić wyłącznie zarząd; jeśli spółka nie miała wcześniej prokurenta, nie można go powołać bez udziału sądu.

Pełnomocnik ustanowiony uchwałą wspólników – ograniczenia

Zgromadzenie wspólników nie może samodzielnie ustanowić pełnomocnika do ogólnej reprezentacji spółki. Wyjątek przewiduje art. 210 §1 KSH, który pozwala powołać pełnomocnika tylko w sporze z członkiem zarządu. Poza tym przypadkiem uchwała wspólników nie nadaje pełnomocnikowi uprawnień do czynności wymagających reprezentacji spółki przed KRS.

Prawo cywilne przewiduje, że mocodawca może udzielić pełnomocnictwa tylko do czynności, które sam mógłby wykonać. Skoro zgromadzenie wspólników nie może działać w imieniu spółki, nie może skutecznie ustanowić pełnomocnika do wniosku do KRS. Czynności dokonane przez „pełnomocnika” w takich przypadkach są bezskuteczne. Orzecznictwo potwierdza rygorystyczne podejście: wniosek podpisany przez nieumocowanego pełnomocnika zostanie oddalony (np. sprawa VI Ga 9/16).

Wyjątek dopuszczalny to profesjonalny pełnomocnik procesowy (adwokat/radca prawny), który może składać wnioski rejestrowe, jeśli pełnomocnictwo zostało udzielone przez osobę uprawnioną (członka zarządu lub prokurenta). Bez zarządu nie da się udzielić nowego pełnomocnictwa procesowego.

Sądowy kurator spółki – rozwiązanie przy braku zarządu

Zgodnie z art. 42 §1 Kodeksu cywilnego, jeżeli osoba prawna nie może być reprezentowana z powodu braku organu, sąd ustanawia kuratora. Kurator tymczasowo reprezentuje spółkę i prowadzi jej sprawy w granicach postanowienia sądu. Kurator może m.in. złożyć wnioski do KRS i zwołać zgromadzenie wspólników celem powołania zarządu. Kurator nie działa wstecz – zdolność do czynności prawnych odzyskuje spółka dopiero od momentu jego powołania.

Działania sądu rejestrowego w razie braku zarządu

Ustawa o KRS (art. 24 ust. 1a) pozwala sądowi rejestrowemu wzywać osoby zobowiązane do powołania zarządu, pod rygorem grzywny. Jeśli zarząd nie zostanie powołany, sąd może ustanowić kuratora lub wszcząć postępowanie rozwiązujące spółkę. Sądy nie uznają pełnomocników ustanawianych doraźnie przez wspólników jako umocowanych do reprezentacji spółki – dopóki nie zostanie powołany zarząd lub kurator, wnioski składane przez nieumocowane osoby są oddalane.

Podsumowanie

Pełnomocnik uchwałą zgromadzenia wspólników nie zastąpi zarządu w reprezentowaniu spółki przed KRS. W przypadku braku zarządu spółka musi korzystać z kuratora sądowego lub wcześniej ustanowionego prokurenta. Wspólnicy powinni niezwłocznie powołać nowy zarząd – do tego czasu spółka nie ma skutecznej reprezentacji i nie może dokonywać wpisów w KRS.

Źródła

• Kodeks spółek handlowych (art. 201, 205, 210)
• Kodeks cywilny (art. 38, 42, 95–109)
• Ustawa o KRS (art. 23, 24)
• Orzecznictwo SN: V CSK 220/13, III CNP 1/13, III CZP 45/96
• Praktyka i komentarze: rta.legal, poradnikprzedsiebiorcy.pl, spolkowy.pl, saos.org.pl