Kiedy split payment jest obowiązkowy?

Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności (MPP, ang. split payment) dotyczy transakcji spełniających łącznie określone kryteria. Zgodnie z art. 108a ust. 1a ustawy o VAT oraz przepisami obowiązującymi w 2025 roku, MPP trzeba stosować, gdy faktura sprzedaży spełnia następujące warunki:

• Kwota brutto na fakturze przekracza 15 000 zł (lub równowartość w walucie obcej).
• Sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT (transakcja B2B między czynnymi podatnikami VAT).
• Przedmiot transakcji obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 ustawy o VAT (tzw. towary/usługi wrażliwe objęte obligatoryjnym split payment).

Jeśli wszystkie powyższe warunki są spełnione, sprzedawca musi umieścić na fakturze adnotację „mechanizm podzielonej płatności” (art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT), a nabywca jest zobowiązany dokonać płatności za taką fakturę z użyciem komunikatu MPP – kwota netto trafia na rachunek bieżący sprzedawcy, zaś kwota VAT na jego rachunek VAT. Za naruszenie obowiązku MPP grożą sankcje (m.in. dodatkowe zobowiązanie podatkowe 30% kwoty VAT z faktury).

Zaliczki i płatności częściowe a próg 15 000 zł

Istotne jest to, że limit 15 000 zł odnosi się do kwoty brutto na pojedynczej fakturze, a nie do łącznej wartości transakcji lub umowy. Oznacza to, że przy płatnościach częściowych (np. zaliczce i płatności końcowej) każdą fakturę ocenia się osobno pod kątem obowiązku MPP. Innymi słowy, faktury zaliczkowe podlegają tym samym zasadom – decyduje wartość brutto danej faktury oraz to, czy obejmuje towary/usługi z zał. 15.

Jeżeli faktura zaliczkowa nie przekracza 15 000 zł brutto, to nie ciąży na niej obowiązek split payment, nawet jeśli została wystawiona na poczet dostawy towarów/usług z załącznika nr 15 i nawet jeżeli łączna wartość całej umowy przekracza 15 000 zł. Dopóki pojedyncza faktura nie przekracza progu, dopóty zapłata może odbyć się poza MPP (choć oczywiście nabywca może dobrowolnie zastosować split payment, jeżeli chce). W praktyce oznacza to, że obowiązek MPP nie „aktywuje się” od momentu wpłaty zaliczki ani nie obejmuje automatycznie całej transakcji, lecz dotyczy tylko tych płatności, które przekraczają ustawowy próg 15 000 zł brutto.

Przykład – zaliczka i płatność końcowa: Załóżmy, że kontrakt opiewa na 20 000 zł i dotyczy towarów z zał. 15 ustawy VAT. Nabywca wpłaca zaliczkę 5 000 zł, a następnie 15 000 zł pozostałej ceny. W tej sytuacji żadna z faktur (ani zaliczkowa na 5 000 zł, ani końcowa na 15 000 zł) nie przekracza progu 15 tys. zł, więc sprzedawca nie ma obowiązku umieszczać na nich adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, a nabywca nie ma obowiązku regulować ich poprzez MPP. Mimo że łączna wartość transakcji to 20 tys. zł, przepisy wymagają split payment dopiero w przypadku faktury, której kwota brutto przekracza 15 000 zł. Gdyby zatem w powyższym przykładzie faktura końcowa opiewała na kwotę przekraczającą 15 000 zł (np. 16 000 zł brutto), to ta konkretna płatność musiałaby zostać dokonana mechanizmem podzielonej płatności, a faktura zawierać stosowną adnotację. Zaliczka 5 000 zł nadal nie podlegałaby obowiązkowemu MPP, ponieważ jej faktura była poniżej progu.

.Stanowisko organów podatkowych (MF i KAS)

Powyższe zasady zostały potwierdzone w oficjalnych objaśnieniach i interpretacjach. Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 23 grudnia 2019 r. wyjaśniło, że w przypadku zaliczek o obowiązku zastosowania MPP decydują ogólne kryteria, tj. wartość brutto faktury oraz przedmiot transakcji (towary/usługi z zał. 15). MF doprecyzowało następnie (w odpowiedzi na pytanie prasowe), że powyższe kryteria należy badać dla każdej wystawianej faktury, w tym faktury zaliczkowej. Oznacza to, że faktura dokumentująca zaliczkę np. na 12 tys. zł nie będzie objęta obowiązkowym MPP, mimo iż łączna wartość umowy przekracza 15 tys. zł.

Podobne stanowisko prezentują organy Krajowej Administracji Skarbowej. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 21 stycznia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.607.2020.1.DS) jednoznacznie stwierdził, że przy fakturach zaliczkowych wyznacznikiem obowiązku MPP jest wartość wystawionej faktury, nie zaś wartość całej umowy. W konsekwencji nawet jeśli wartość transakcji przekracza 15 000 zł, ale faktury zaliczkowe i faktura końcowa opiewają na kwoty nieprzekraczające 15 000 zł każda, to na żadnej z nich nie ma obowiązku umieszczania adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”.

Stanowisko to rozwiewa wątpliwości – obowiązek split payment powstaje dopiero w momencie wystawienia faktury przekraczającej próg 15 000 zł, a nie z uwagi na sam fakt zawarcia umowy na kwotę powyżej tego limitu.

Podsumowując: w 2025 r. obowiązek stosowania MPP nie obejmuje automatycznie całej transakcji od chwili otrzymania zaliczki, nawet jeśli łączna wartość kontraktu przekracza 15 000 zł. Decyduje każdorazowo wartość brutto danej faktury (zaliczkowej lub końcowej). Dopiero przekroczenie progu 15 000 zł na fakturze dokumentującej część lub całość transakcji uruchamia obowiązek split payment dla tej konkretnej płatności. W praktyce, jeśli wszystkie faktury związane z daną transakcją są poniżej limitu, to żadna z płatności (ani zaliczka, ani pozostała kwota) nie musi być realizowana w mechanizmie podzielonej płatności obowiązkowo. Można oczywiście dobrowolnie skorzystać z MPP, ale formalnego obowiązku w takiej sytuacji brak

Źródła:

• Ustawa o VAT art. 108a ust.1a, art. 106e ust.1 pkt 18a (Dz.U. 2023 poz. 1570).
• Objaśnienia podatkowe MF z 23.12.2019 r. – Mechanizm podzielonej płatności (VAT).
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21.01.2021 (nr 0112-KDIL1-2.4012.607.2020.1.DS)
• Portal podatki.gov.pl – Pytania i odpowiedzi dot. MPP (aktualizacja 16.04.2024).
• Przykłady i omówienia ekspertów: m.in. Rachunkowość (M. Kiszka, 2021).
• ,,Poradnik Przedsiębiorcy"