Warunki zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych spółki z o.o.

Podstawy prawne

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów, z wyłączeniem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 CIT. Orzecznictwo i interpretacje podatkowe precyzują, że aby wydatek mógł być kosztem podatkowym spółki, musi spełniać następujące warunki:

• Być poniesiony przez podatnika (spółkę) – wydatek musi obciążać majątek spółki, a nie osoby trzeciej.
• Być rzeczywisty i definitywny – nie może być później zwracany spółce.
• Mieć związek z działalnością gospodarczą spółki – służyć osiąganiu przychodów lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
• Być właściwie udokumentowany – dowody powinny potwierdzać wysokość, poniesienie i związek wydatku z przychodami spółki.

Ograniczenia dotyczące płatności

Zgodnie z art. 15d ustawy CIT w związku z art. 19 Prawa przedsiębiorców, jeśli wartość transakcji przekracza 15.000 zł, płatność powinna być dokonana z rachunku firmowego. Brak tego warunku skutkuje wyłączeniem części wydatku z kosztów uzyskania przychodu.

Faktury wystawione na wspólnika

Faktury dotyczące działalności spółki powinny być wystawione na spółkę i regulowane z jej środków. W przypadku faktury wystawionej na wspólnika i opłaconej z prywatnego konta, organ podatkowy może zakwestionować koszt. Aby koszt mógł być uznany, spółka powinna:

1. Sporządzić dokument rozliczeniowy (nota księgowa) opisujący wydatek i wskazujący jego związek z działalnością spółki.
2. Załączyć dowody poniesienia kosztu, np. kopię faktury, potwierdzenie płatności i dokumentację zwrotu kwoty wspólnikowi.
3. Dokonać zwrotu środków wspólnikowi z rachunku spółki, najlepiej przelewem bankowym z opisem typu „zwrot kosztów za fakturę nr XYZ”.

Formalne aspekty uchwał i reprezentacji

• Jeżeli wspólnik jest członkiem zarządu, do zawarcia umowy zwrotu kosztów potrzebny jest pełnomocnik lub uchwała wspólników (art. 210 §1 KSH).
• W spółce jednoosobowej, gdzie jedyny wspólnik jest zarazem członkiem zarządu, czynność wymaga aktu notarialnego (art. 210 §2 KSH).
• Podstawa prawna zwrotu kosztów powinna wynikać z umowy lub uchwały wspólników, szczególnie gdy wspólnik nie jest pracownikiem spółki.

Podsumowanie

Spółka z o.o. może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki faktycznie dotyczące działalności, nawet jeśli pierwotnie opłacone były prywatnie przez wspólnika, pod warunkiem, że:

• Spółka ostatecznie poniosła ciężar wydatku (zwrot wspólnikowi z rachunku firmowego).
• Wydatki są właściwie udokumentowane (faktury, noty księgowe, dokumentacja zwrotu).
• Istnieje odpowiednia podstawa prawna i zgoda organów spółki (umowa z członkiem zarządu lub uchwała wspólników).

Spełnienie tych warunków pozwala bezpiecznie ująć wydatki poniesione przez wspólnika jako koszty podatkowe spółki z o.o. i zabezpiecza przed zakwestionowaniem przez organy podatkowe.