Wymóg ustanowienia specjalnego przedstawiciela spółki

Art. 210 §1 Kodeksu spółek handlowych (KSH) ustanawia wyjątek od zasady reprezentacji spółki z o.o. przez zarząd. Zgodnie z tym przepisem, „w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników”. Oznacza to, że przy zawieraniu umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu, wyłączona jest reprezentacja przez zarząd – nawet jeśli w zarządzie jest więcej niż jedna osoba. W takiej sytuacji spółkę musi reprezentować rada nadzorcza albo specjalny pełnomocnik ustanowiony uchwałą wspólników.

Jeżeli spółka nie ma rady nadzorczej, niezbędne jest powołanie pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników. Przepis art. 210 §1 KSH ma charakter bezwzględnie obowiązujący – strony ani umowa spółki nie mogą go uchylić czy zmodyfikować. Niedochowanie wymogów szczególnej reprezentacji skutkuje bezwzględną nieważnością tak zawartej umowy (art. 58 §1 k.c.). Warto podkreślić, że ustanowienie prokury (prokurent) nie rozwiązuje problemu – prokurent, mimo że jest pełnomocnikiem spółki w sprawach zwykłego obrotu, nie ma umocowania do reprezentowania spółki w umowie z członkiem zarządu na gruncie art. 210 KSH.

Jedynym dopuszczalnym rozwiązaniem (w braku rady nadzorczej) jest powołanie szczególnego pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników.Czy inny członek zarządu może reprezentować spółkę jako pełnomocnik?

Skoro spółka z o.o. nie może być reprezentowana przez zarząd przy umowie z członkiem zarządu, powstaje pytanie, kto może zostać pełnomocnikiem ustanowionym w trybie art. 210 §1 KSH. W praktyce pojawiały się wątpliwości, czy można powołać innego członka zarządu na takiego pełnomocnika. Przepis nie precyzuje kręgu osób – kompetencja do wyboru należy do zgromadzenia wspólników. Kodeks spółek handlowych nie zawiera wyraźnego zakazu, by pełnomocnikiem był członek zarządu. Sąd Najwyższy w najnowszym orzecznictwie (wyrok z 22 lutego 2023 r., sygn. II CSKP 785/22) potwierdził wprost dopuszczalność ustanowienia innego członka zarządu pełnomocnikiem spółki na podstawie art. 210 §1 KSH. Wskazano, że skoro ustawodawca w art. 210 §1 nie ograniczył wprost kręgu osób mogących być pełnomocnikiem (w przeciwieństwie np. do zakazu ustanowienia pełnomocnika na zgromadzeniu wspólników w osobie członka zarządu – art. 243 §3 KSH), to zgromadzenie wspólników ma prawo swobodnie wybrać pełnomocnika, nawet spośród członków zarządu.

Co istotne, członek zarządu działający jako pełnomocnik z art. 210 KSH występuje w odrębnej roli prawnej – nie działa jako organ zarządu, lecz jako pełnomocnik na podstawie uchwały wspólników. Taki pełnomocnik formalnie nie reprezentuje spółki „jako zarząd”, tylko na mocy szczególnego umocowania, co ma eliminować konflikt interesów (pełnomocnik ma obowiązek dbać o interes spółki tak, jak każdy pełnomocnik). W najnowszym orzeczeniu Sąd Najwyższy podkreślił, że wspólnicy najlepiej wiedzą, kogo wybrać pełnomocnikiem – często członek zarządu ma największą wiedzę o sprawach spółki, więc jego wybór może być uzasadniony biznesowo. Podsumowując: obecnie uznaje się, że drugi członek zarządu może zostać ważnie powołany uchwałą zgromadzenia wspólników na pełnomocnika do zawarcia umowy z pierwszym członkiem zarządu. Należy jednak zachować ostrożność – taka sytuacja potencjalnie rodzi ryzyko konfliktu interesów, więc wspólnicy powinni rozważyć, czy wybrany pełnomocnik (będący jednocześnie członkiem zarządu) należycie zabezpieczy interes spółki. Dla bezpieczeństwa obrotu w praktyce często rekomenduje się powołanie na pełnomocnika osoby spoza zarządu, aby całkowicie wykluczyć zarzut działania w konflikcie interesów.

Stanowiska doktryny i orzecznictwa w sprawie art. 210 KSH

Kwestia dopuszczalności ustanowienia członka zarządu pełnomocnikiem z art. 210 §1 KSH przez lata budziła spory. Dominujące dotąd stanowisko doktryny i części orzecznictwa było restrykcyjne – uznawano, że pełnomocnikiem nie może być inny członek zarządu, gdyż oznaczałoby to obejście celu art. 210 KSH i nie usuwało w pełni ryzyka konfliktu interesów. Tak m.in. argumentowali liczni komentatorzy (np. A. Opalski, R. Pabis, J.A. Strzępka, M. Rodzynkiewicz) oraz sądy w kilku orzeczeniach. Przykładowo, Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 29 marca 2018 r. (sygn. I AGa 51/18) stwierdził, że „członek zarządu nie może reprezentować spółki w umowie z innym członkiem zarządu. Umowa taka jest zatem bezwzględnie nieważna”, podkreślając, iż dopuszczenie pełnomocnictwa dla członka zarządu prowadziłoby do obejścia art. 210 KSH i mogłoby naruszać interes spółki. Podobne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w postanowieniu z 5 października 2011 r. (sygn. II UZP 9/11), akcentując, że celem art. 210 KSH jest uniknięcie kolizji interesów i dlatego członek zarządu nie powinien reprezentować spółki nawet jako pełnomocnik w umowie z innym członkiem zarządu.

Istniało jednak również odmienne podejście (liberalne), popierane przez część autorów (m.in. A. Kidyba, A. Nowacki) i niektóre orzeczenia. Zwolennicy tego poglądu wskazywali na brak expressis verbis zakazu w treści art. 210 §1 KSH oraz na potrzebę praktycznej elastyczności – zwłaszcza w małych spółkach, gdzie wybór na pełnomocnika doświadczonego członka zarządu może być korzystny. To liberalne stanowisko znalazło potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego już kilkanaście lat temu – np. w postanowieniu SN z 7 kwietnia 2010 r., sygn. II UZP 5/10, stwierdzono, że zgromadzenie wspólników może upoważnić członka zarządu do zawarcia umowy z innym członkiem zarządu. Linia ta została następnie wzmocniona nowszymi orzeczeniami. W postanowieniu SN z 7 kwietnia 2020 r. (sygn. II CSK 501/19) również opowiedziano się za dopuszczalnością takiego pełnomocnictwa. Kulminacją jest wspomniany wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego 2023 r. (II CSKP 785/22), w którym SN jednoznacznie przyznał rację stanowisku liberalnemu. Sąd Najwyższy podkreślił, że literalna treść art. 210 §1 KSH nie wyklucza powołania członka zarządu na pełnomocnika, a autonomia zgromadzenia wspólników pozwala mu wybrać taką osobę z zastrzeżeniem rozwagi co do ewentualnego konfliktu interesów. Tym samym obecnie linia orzecznicza Sądu Najwyższego dopuszcza reprezentację spółki przez innego członka zarządu wyłącznie jako pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników, odchodząc od dawniejszej, bardziej rygorystycznej wykładni.

Wyjątki i szczególne sytuacje

Warto wspomnieć o przewidzianych w ustawie wyjątkowych sytuacjach, w których stosuje się odmienne rozwiązania. Art. 210 §2 KSH dotyczy spółki jednoosobowej, gdzie jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu. W takim przypadku nie stosuje się wymogu reprezentacji przez radę nadzorczą ani pełnomocnika – zamiast tego czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką musi mieć formę aktu notarialnego. Notariusz, odnotowując taką umowę (np. zawarcie umowy najmu między jedynym wspólnikiem-członkiem zarządu a spółką), zapewnia kontrolę formalną i zawiadamia sąd rejestrowy. Dzięki temu zabezpiecza się interes spółki mimo samozastępstwa, bez powoływania pełnomocnika. Ponadto ustawodawca przewidział uproszczenie dla spółek zakładanych lub funkcjonujących przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego – uchwała o powołaniu pełnomocnika do umowy z członkiem zarządu (lub sam akt notarialny w przypadku spółki jednoosobowej) może być zastąpiony odpowiednim wzorcem elektronicznym w systemie S24. Poza tymi szczególnymi regulacjami, nie ma innych wyjątków pozwalających na reprezentację spółki przez „zwykłego” członka zarządu bez ustanowienia pełnomocnika – w każdym innym przypadku wymogi art. 210 §1 KSH obowiązują w pełni i powinny być ściśle przestrzegane.

Podstawa prawna: art. 210 Kodeksu spółek handlowych. Kluczowe orzecznictwo: m.in. postanowienie SN z 5.10.2011 r. (II UZP 9/11), wyrok SN z 28.06.2012 r. (II PK 290/11), wyrok SA Poznań z 29.03.2018 r. (I AGa 51/18) – prezentujące podejście restrykcyjne; postanowienie SN z 7.04.2010 r. (II UZP 5/10), postanowienie SN z 7.04.2020 r. (II CSK 501/19) oraz wyrok SN z 22.02.2023 r. (II CSKP 785/22) – opowiadające się za dopuszczalnością ustanowienia pełnomocnikiem członka zarządu. Wszystkie te orzeczenia i poglądy doktryny zostały uwzględnione powyżej, co pozwala stwierdzić, że aktualnie w świetle orzecznictwa możliwe jest zawarcie umowy między spółką z o.o. a członkiem zarządu z udziałem innego członka zarządu jako pełnomocnika, przy zachowaniu wymogów formalnych art. 210 KSH. Źródła te zgodnie jednak podkreślają, że każdorazowo należy ocenić ryzyko konfliktu interesów i w razie wątpliwości rozważyć powołanie na pełnomocnika osoby niezależnej od zarządu.